Manuales administrativos.

Concepto.

Son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la empresa. 

Los manuales administrativos, como el manual de organización y el manual de procedimientos, permiten que el personal conozca a la empresa, su historia, su estructura, sus procesos, sus objetivos, políticas, etc. 

Sirven de base para la evaluación de la operación de la empresa, al llevar a cabo la auditoria administrativa.

Los manuales administrativos se pueden realizar en un área de la empresa como la dirección de ingeniería de análisis, la dirección de organización y métodos, gerencia de simplificación, la dirección de calidad de la empresa, entre otras áreas. Estas áreas son las que, además de elaborar los manuales, deciden su forma de distribución y actualización.

Objetivos.

• Sistematizar la información de la empresa. Es indispensable que una empresa ordene y sistematice su información y la plasme en manuales administrativos ya que cuentan con información acerca de cómo se formó la empresa, su historia y determina objetivos.
• Informar. Informará a todos los miembros de la organización sobre diferentes aspectos de la empresa.
• Auxiliar en la inducción y capacitación del persona. Cuando un empleado ingresa a la empresa, parte importante de su buen desempeño dentro de ella es que la conozca y se familiarice, tanto con la empresa como en su puesto. Esta información está contenida en los manuales administrativos, por lo que al nuevo empleado se le puede entregar, físicamente o enviar por correo electrónico, el manual de bienvenida, de inducción y de organización.
• Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa. El tener por escrito los procedimientos en manuales de procedimientos permite dar al personal en forma detallada cómo va a desarrollar sus funciones.
• Cubrir un requisito de certificación ISO. Una empresa que quiere certificado tiene que cubrir necesariamente el requisito de contar con los manuales administrativos.

Clasificación.
1. Por su naturaleza.

• Microadministrativos. Los cuales contienen información de una sola empresa o de un área de la empresa.
• Macroadministrativos. Utilizados en los corporativos donde se incluye información de más de una empresa.
• Mesoadministrativos. Que incluyen información de una o más organizaciones de un solo sector.

2. Por su área de aplicación.

El origen de este tipo de manuales administrativos parte de que las empresas pequeñas y medianas cuentan con una estructura organizacional pequeña, por lo que el manual de organización de esas empresas no es de gran magnitud, pero debido al crecimiento y expansión de las empresas, el número de puestos y áreas va en aumento, la especialización de ambos se hace más compleja la utilización de un solo manual, por lo tanto se elaboran por áreas y cada uno de éstos contiene información de un área en específico de la empresa.

3. Por su contenido.

La magnitud de la empresa y la naturaleza y complejidad de sus funciones servirán para determinar la especialidad y cantidad de los manuales. Las empresas cuentan con manuales de diferente tipo: manuales de bienvenida, de inducción, de calidad, de operaciones, de proveedores, de clientes, de objetivos, de políticas, de formas, de diagramas de flujos, de puestos, de firmas e inclusive de llaves.

4. Por su ámbito.

• Manuales generales. Son los que contienen información de toda la empresa; incluyen información del área de recursos humanos, finanzas, mercadotecnia, operaciones e informática.
• Manuales específicos. Que contienen información detallada de toda la empresa. Es específico porque sólo contiene información relacionada con los formatos de la empresa.

Ejemplo.

Manual del Empleado

Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo así como también para posterior entrenamiento, este manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos.

Informaciones que un manual de estas características debe contener:

• Actividades desarrolladas por la empresa.
• Breve reseña histórica.
• Objetivos generales que se persiguen.
• Derechos y obligaciones de los empleados en general.
• Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal.
• Servicios que la empresa presta a sus empleados.

Conclusión.

Puede decirse que la utilidad que tiene un manual administrativo es múltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento interno con lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, de tal manera, se puede afirmar que la necesidad de elaborar manuales es un punto importante dentro de las grandes organizaciones que se manejan de manera estructurada y que cumplen con los pasos del proceso administrativo.

Diagramas de flujo.

Definición.

Es una técnica que permite representar gráficamente las operaciones y estructuras que se van a realizar, por medio de la representación de los pasos de un proceso. Esto puede ser un producto, un servicio, o bien una combinación de ambos.

Simbología.

Tipos de diagramas de flujo.

• Flujogramas de primer nivel o de dirección descendente. Muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir también los resultados intermedios de cada paso y los subpasos correspondientes.

Uso. Se usa para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso.

La mayoría de las veces pueden graficarse en 4 o 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso.

Ejemplo. 

• Flujograma de segundo nivel. Indica los pasos o actividades de un proceso, incluye además: puntos de decisión, períodos de espera, insumos y resultados.

Uso. Se utiliza para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.

Ejemplo.

• Flujogramas de ejecución o matriz. Representa en forma gráfica el proceso en términos de quién se ocupa de utilizar los pasos. Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes.

Uso. Es muy útil para identificar quién proporciona los insumos o servicios a quién, así como aquellas áreas en las que algunas personas puedan estar ocupándose de las mismas tareas.

Ejemplo.

Conclusión.

Los diagramas de flujo son herramientas que mejoran la explicación de los procesos. Son útiles en el desarrollo de documentación de sistemas de gestión, describen los procesos de forma más amigable de los instructivos y disminuyen la resistencia del personal a utilizar manuales como documentos de referencia.